2013年暑假之際，校檔案館對服務大廳進行了全面改造🧙🏿‍♂️。新學期伊始😡，檔案館服務大廳以嶄新的面貌呈現在師生面前，每位員工精神飽滿地迎接新學期。

寬敞🖊、整潔、有序是改造後的服務大廳給人的第一印象💁🏼。通過辦公空間重組，將封閉式的辦公室改造成開放式的服務窗口🧛🏼，將原先各自分離的各類中英文證明、綜合檔案查詢🚵🏿、學生檔案轉遞和研究生學位論文歸檔統一移至服務大廳辦理🦥，提供一站式服務，真正做到辦公區、接待區和等候區分離，既改善了辦公環境，又優化了廣大師生業務辦理流程🦞，樹立了檔案館簡約化的工作風格和公開透明、井然有序的工作形象。

改造後的服務大廳按照“功能分區、有效引導👨‍🦰、業務分流”的原則設立了“三位一體”格局的功能區域，即：值班館長區、接待利用區👨🏽‍🔧、自助服務區。值班館長區域由檔案館全體工作人員輪流值班每月擔任一天的值班館長🔥，對辦理業務者進行登記、排序，並指引、聯系協調1️⃣，使辦理業務者迅速順利地和館相關科室接洽。接待利用區域新開設了三個服務接待窗口，各項工作環節都有統一🧚🏽🍂、詳細、明確的標準⏲，接待人員各司其職👩‍🚒、有條不紊地辦理各項具體業務👧，接待師生有禮、有節、有度🔸，處理業務規範、快速、準確，是我館的文明服務示範窗口。自助服務區專門配備了工作臺🥭、電子觸摸屏、WIFI覆蓋、飲水機和休息區，方便辦理業務者登記、整理和等候，還將配備排隊叫號系統，以便更好地提供人性化服務。

在服務大廳面貌煥然一新的同時👨🏽‍🍼8️⃣，我館的服務理念也有所創新。

（一）完善師生信息保密製度🤹‍♂️。由於我館利用率最高的是歷屆學生的成績大表，涉及學生的個人隱私，為了保障學生的個人信息不外泄🎯，我館高度重視信息安全🏇🏽，在規章製度層面對授權委托辦理進行了明確規定，並在檔案館主頁上公布🙍🏽。如👩‍🌾：代辦需攜帶代辦人的身份證或學生證原件👮🏼，及委托人的授權委托書和委托人的學生證或身份證等有效證件。

（二）實行彈性窗口和彈性崗位製度。針對接待利用的具體情況，我館接待窗口在旺季和高峰時段，將視人流情況增加服務人員，並安排值班館長進行業務解說和疏導，從而保證利用工作的有序高效進行。此外🩷，窗口接待人員實行結對輪換製度，兩兩組合交替進行接待，一方面有利於提高員工的業務能力，另一方面有利於發現和總結工作中存在的問題，並及時解決⇒。

（三）執行首問責任製。為進一步加強檔案館工作作風建設，提高辦事效率和服務質量，樹立檔案館良好形象，我館特製定首問責任製。來訪者到檔案館查閱⚅、咨詢🏂🏻、利用檔案或辦事時，第一個提供利用的檔案工作人員為首問責任人🪯。對來訪者所需辦的事🔽，屬首問責任人本職範圍內的，不得故意延誤和推諉。對不屬自己職責範圍的，要做到主動幫助。對需經過一定程序和時間才能辦理的⛹🏽‍♀️，要告知來訪者相關的事宜，並作出承諾辦事期限。對確實無法辦理的事項，要向來訪者解釋清楚🔬。

（四）重視服務投訴處理機製建設💓。我館對外服務公告明確告知：如您對我們的服務不滿意或有更好的建議，歡迎通過向值班館長反映或發郵件到檔案館公共郵箱或撥打電話投訴或提出寶貴意見。我館將根據投訴人提供情況，嚴格調查核實，做到每個真實有效的投訴都會有反饋結果🔏。

服務是一種管理🌞，優質文明服務水平的提高必須依賴嚴格、規範、科學的管理，嚴格規範的管理又能促進優質文明服務水平的提高👰‍♀️。我館在秉承以人為本🫅🏽、務實創新的理念下，必將進一步加強領導，深化服務，強化管理理念和管理水平🛅，塑造檔案館優質服務的品牌形象↘️。